Selain 2 Kantong Jenazah Sukhoi, Polisi Bawa Kotak Besi ke RS Polri
Edward Febriyatri Kusuma - detikNews
Selasa, 29/05/2012 21:27 WIB
Jakarta Selain membawa dua kantong jenazah berisi body part korban Sukhoi Superjet 100 di Gunung Salak, Bogor, Jawa Barat, ke RS Polri Kramatjati, polisi juga membawa kotak mesin pesawat tersebut.
"Satu kantong yang dibundelin plastik. semacam mesin kotak besi," ujar Kanit Turjawali (Pengaturan, Penjagaan, Pengawalan & Patroli), Ipda Dodi Kuswanto di RS Polri Kramat Jati, Jakarta Timur, Selasa (29/5/2012).
"Saya kurang jelas lihatnya," tambah Dodi.
Berdasarkan pantuan detikcom, dari kantong plastik hitam tersebut terdapat semacam bahan yang terbuat dari besi yang terlihat menonjol dalam bungkusan itu. Sayangnya, wartawan yang ingin melihat lebih dekat kotak besi itu tidak diperbolehkan oleh aparat kepolisian.
"Besok biar Kepala RS Polri saja yang menjelaskan," katanya.
Diketahui pada Minggu (27/5) sejumlah warga menemukan potongan tubuh korban Sukhoi. Warga kemudian melapor ke polisi. Saat itu warga juga menemukan sejumlah identitas seperti KTP, STNK, dan beberapa lainnya. Tim Evakuasi kemudian bergerak pada Selasa pagi.
(fiq/van)
Kearsipan
Sistem Kearsipan di Indonesia
Dari semua aset negara yang ada, arsip adalah salah satu aset yang berharga. Arsip merupakan warisan nasional dari generasi ke generasi yang perlu dipelihara dan dilestarikan. Tingkat keberadaban suatu bangsa dapat dilihat dari pemeliharaan dan pelestarian terhadap arsipnya. Berkaitan dengan hal tersebut arsip perlu dikelola dengan baik dalam sebuah kerangka sistem yang benar.
Sistem kearsipan harus bisa mencakup semua subsistem dalam manajemen kearsipan. Manajemen kearsipan dimaknai sebagai pelaksanaan fungsi-fungsi manajeman di dalam rangka mengelola keseluruhan daur hidup arsip. Daur hidup arsip mencakup proses penciptaan, pendistribusian, penggunaan, penyimpanan arsip aktif, pemindahan arsip, penyimpanan arsip inaktif, pemusnahan, dan penyimpanan arsip permanen (Wallace, 1992:2-8).
Sistem merupakan suatu kesatuan yang terorganisir yang mengatur hubungan dalam suatu kerangka tertentu untuk mencapai tujuan tertentu, atau menurut Betty R. Ricks, sistem adalah sekelompok kegiatan yang saling berkaitan yang secara bersama-sama berusaha mencapai tujuan (Ricks, 1992: 12).
Sistem Kearsipan adalah rangkaian subsistem dalam manajemen kearsipan yang bekerja sama untuk mencapai tujuan agar arsip tertata dalam unit-unit informasi siap pakai untuk kepentingan operasional dengan azas bahwa hanya informasi yang tepat digunakan oleh orang yang tepat untuk kepentingan tepat pada waktu yang tepat dengan biaya se- rendah mungkin.
Subsistem dalam sistem kearsipan mencakup tata naskah dinas (form management), pengurusan surat (correspondence management), penataan berkas (files management), tata kearsipan dinamis (records management), dan tata kearsipan statis (archives management).
B. Sistem dan Organisasi Kearsipan di Indonesia
B.1. Sistem Kearsipan
Pengelolaan arsip secara baik yang dapat menunjang kegiatan administrasi agar Iebih lancar seringkali diabaikan dengan berbagai macam alasan. Berbagai kendala seperti kurangnya tenaga di bidang kearsipan maupun terbatasnya sarana dan prasarana selalu menjadi alasan buruknya pengelolaan arsip di hampir sebagian besar instansi pemerintah maupun swasta. Kondisi semacam itu diperparah dengan image yang selalu menempatkan bidang kearsipan sebagai bidang periferal diantara aktivitas-aktivitas kerja lainnya.
Realitas tersebut dapat dilihat dalam berbagai kesempatan diskusi dan seminar bidang kearsipan yang senantiasa muncul keluhan dan persoalan klasik seputar tidak diperhatikannya bidang kearsipan suatu instansi atau organisasi, pimpinan yang memandang sebelah mata tetapi selalu ingin pelayanan cepat dan tentu saja persoalan tidak se- bandingnya insentif yang diperoleh pengelola kearsipan dengan beban kerja yang ditanggungnya.
Problema-problema tersebut tentu sangat memprihatinkan, karena muaranya adalah pada citra yang tidak baik pada bidang kearsipan. Padahal bidang inilah yang paling vital dalam kerangka kerja suatu administrasi. Tertib administrasi yang diharapkan hanya akan menjadi slogan semata apabila tidak dimulai dari tertib kearsipannya.
Dengan berbagai pelajaran di atas sudah seharusnya semua komponen, elemen organisasi pada semua level menyadari pentingnya arsip yang dimanifestasikan dalam pelaksanaan manajemen kearsipan secara komprehensif.
Dengan kesadaran akan pentingnya pengelolaan arsip yang baik, sistematis, dan prosedural maka sudah semestinya kerangka pengelolaan tersebut diwujudkan dalam sebuah sistem. Dalam hal ini Sistem Kearsipan merupakan tuntutan yang mutlak harus diwujudkan.
Kesadaran akan pentingnya pengelolaan arsip dalam suatu kerangka sistem yang baik sebenarnya bisa pelajari dari penerapan sistem-sistem kearsipan yang pernah diimplementasikan oleh beberapa lembaga atau instansi pemerintah maupun swasta di Indonesia.
Secara historis, terdapat beberapa sistem kearsipan yang pernah diterapkan di Indonesia. Ragam Sistem Kearsipan di Indonesia antara lain adalah Sistem Verbal, Sistem Agenda, Sistem Kaulbach, Sistem Tata Naskah, dan Sistem Pola Baru/Kartu Kendali.
Sistem Verbal, diterapkan sebagai verbalstelsel di Negeri Belanda berdasarkan Koninklijk Besluit No. 7, 4 September 1823, dan mulai di terapkan di Hindia Belanda pada tahun 1830. Verbal secara harfiah artinya adalah lisan, karena secara historis verbal merupakan laporan lisan yang disampaikan pada rapat umum yang dilengkapi dengan bukti atau laporan surat menyurat mengenai topik yang berkaitan.
Unsur-unsur dalam sistem verbal meliputi antara lain; lembar proses verbal, lembar-lembar konsep penyelesaian naskah sesuai tahapan penyempurnaan (historical draft), konsep final/net konsep/final draft, pertinggal dan naskah terkait.
Sistem agenda adalah suatu sistem serie dimana surat masuk dan atau surat keluar dicatat atau diregistrasikan secara urut dalam buku agenda dan pemberkasannya didasarkan pada nomor urut yang terdapat dalam buku agenda tersebut.
Sarana-sarana untuk sistem agenda meliputi; buku agenda, daftar klasifikasi (hoofdenlijst), buku indeks masalah (indeks folio), buku indeks nama (klapper), dan buku register otoritet.
Sistem Kaulbach adalah sistem kearsipan dinamis, dimana surat masuk dan surat keluar dicatat pada kartu korespondensi sesuai klasifikasi (hoofdenlijst) dan pemberkasannya sesuai dengan yang tercatat pada kartu korespondensi tersebut. Sistem kaulbach dilengkapi dengan sarana-sarana antara lain; klasifikasi (hoofdenlijst), kartu korespondensi, buku indeks nama (klapper), buku register otoritet.
Sistem Tata Naskah, merupakan sistem administrasi dalam memelihara dan menyusun data-data dari semua tulisan mengenai segi¬segi tertentu dari suatu persoalan pokok secara kronologis dalam sebuah berkas.
Sistem Kearsipan Pola Baru/Sistem Kartu Kendali, suatu sistem ke- arsipan yang merupakan satu kesatuan, di dalamnya meliputi; pengurusan surat, kode klasifikasi, indeks, tunjuk silang, penataan berkas, penemuan kembali arsip, dan penyusutan arsip.
Hal yang baru pada sistem kartu kendali dibandingkan dengan sistem-sistem terdahulu adalah:
1. adanya perbedaan perlakuan terhadap surat penting dan tidak penting
2. pemberkasan harus didasarkan pada filing plan
3. adanya subsistem penyusutan arsip
Sarana-sarana dalam sistem kearsipan pola baru antara lain meliputi; kartu kendali, lembar pengantar, lembar disposisi, dan pola klasifikasi. Yang perlu digarisbawahi dari deskripsi singkat tentang sistem-sistem kearsipan di atas adalah bahwa sesuai dengan kondisi zaman dan kebutuhan pada masanya sistem-sistem tersebut diimplementasikan dan dikembangkan.
Dari aspek konsep kearsipan kekinian, dapat dianalisis bahwa beberapa komponen dalam sistem-sistem di atas belum mampu mendukung seluruh sub sistem dalam manajemen kearsipan, misalnya beberapa sistem tidak memfasilitasi penyusutan dan lain-lain. Namun dinamika yang ada pada sistem-sistem tersebut menuntut pengembangan dan penyempurnaan.
Idealnya dari berbagai sistem yang pernah dikembangkan tersebut bisa dilahirkan sebuah sistem yang mampu memenuhi konsekuensi manajemen kearsipan yang baik, barangkali hal tersebut yang sebenarnya diharapkan dari munculnya Sistem Kearsipan Pola Baru pada awal 1970-an.
Sebenarnya prinsip dasar yang harus dikembangkan, apapun sistem kearsipan yang digunakan adalah mampu mendukung implementasi seluruh komponen dalam manajemen kearsipan mulai dari penciptaan sampai dengan penyusutan.
B.2. Organisasi Kearsipan
Merujuk pada UU No. 7 tahun 1971 tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan bahwa untuk melaksanakan tugas penyelenggaraan arsip dinamis, dan pengumpulan, penyimpanan, perawatan, penyelamatan, serta penggunaan arsip statis, pemerintah membentuk organisasi kearsipan yang terdiri dari : Unit-unit kearsipan pada Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintah Pusat dan Daerah
a. Arsip Nasional di Ibu Kota Republik Indonesia sebagai inti organisasi daripada Lembaga Kearsipan Nasional selanjutnya disebut Arsip Nasional Pusat
b. Arsip Nasional di tiap-tiap Ibu Kota Daerah Tingkat I, termasuk Daerah-daerah yang setingkat dengan daerah Tingkat I, selanjutnya disebut Arsip Nasional Daerah
Terdapat perubahan yang cukup signifikan terhadap kelembagaan di atas seiring perubahan politik dan tata negara, terutama setelah era reformasi dengan munculnya paradigma desentralisasi dengan keluarnya Undang-Undang Nomor 22 tahun 1999. Salah satu dampak pelaksanaan undang-undang tersebut adalah perubahan kelembagaan, struktur serta fungsi instansi pemerintah, termasuk dalam konteks ini adalah lembaga kearsipan.
Dengan paradigma desentralisasi, bidang kearsipan seharusnya akan lebih bisa dikembangkan karena terdapat keleluasaan untuk mengatur dan mengelola seluruh siklus hidup arsip dari dinamis sampai dengan statis. Perlu di tegaskan bahwa ketika konsep pengelolaan arsip sebagai informasi tidak hanya berhenti pada pengelolaan arsip dinamis maka kesempatan daerah pada level provinsi dan kabupaten untuk mengelola arsip statis dapat dimanfaatkan sebagai sarana aktualisasi citra diri daerah. Hal ini merupakan peluang yang baik untuk menunjukkan peran arsip, bukan hanya sekedar alat administrasi namun lebih dari itu menunjukkan jati diri dan citra diri yang khas suatu daerah.
Perubahan kelembagaan sebagai konsekuensi perubahan tatanan kenegaraan pada prinsipnya dapat diikuti dengan perubahan kearah yang lebih baik, untuk bidang kearsipan prinsip dasar pengorganisasian arsip sebenarnya sudah cukup jelas dan seharusnya sudah harus dipahami oleh semua komponen yang berkepentingan terhadap arsip.
Secara teoritis, bahwa setiap organisasi yang berjalan pasti menghasilkan arsip. Arsip yang tercipta membutuhkan pengelolaan, maka diperlukan sistem dan organisasi kearsipan. Setiap organisasi atau instansi sudah seharusnya terbentuk secara alamiah apa yang disebut sebagai unit-unit pengolah dan unit kearsipan. Hubungan antara unit kearsipan dan unit-unit pengolah tersebut yang harus diwujudkan dalam kerangka sistem yang baik sehingga perwujudan manajemen kearsipan akan berhasil.
Setelah memahami pengorganisasian arsip dalam konteks unit kearsipan dan unit-unit pengolah, harus diikuti oleh pemahaman tentang asas pengorganisasian yang akan dipilih dalam pengelolaan arsip-arsip yang dimiliki (sentralisasi, desentralisasi, dan gabungan). Pilihan asas pengorganisasian arsip merupakan aspek yang penting dalam manajemen kearsipan agar proses pengelolaan arsip dapat dilakukan secara efektif dan efisien.
Selain pemahaman konsepsi mengenai organisasi serta asas peng- organisasian arsip, hal yang juga penting untuk mewujudkan sistem kearsipan yang benar adalah pemahaman tentang prinsip kearsipan. Prinsip ini mensyaratkan pemahaman bahwa ketika pengelolaan arsip berlangsung maka secara otomatis harus disadari bahwa kita tidak akan melepaskan hubungan arsip dengan unit penciptanya(provenance), serta bahwa arsip ditata berdasarkan sistem tertentu (original order), yang harus dipertahankan sepanjang arsip tersebut masih dikelola.
C. Penutup
Sistem kearsipan di Indonesia memiliki akar sejarah yang cukup panjang, paling tidak bisa dilacak dari masa administrasi Hindia Belanda. Sistem-sistem yang pernah dikembangkan diharapkan menjadi bahan kajian untuk menciptakan sistem kearsipan yang komprehensif, yaitu suatu sistem kearsipan yang mampu mendukung seluruh aspek manajemen kearsipan, mulai dari penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan sampai dengan penyusutan.
Kesadaran akan pemahaman bahwa sistem kearsipan yang baik adalah sistem yang mampu mendukung implementasi seluruh siklus hidup arsip merupakan aspek penting yang harus dimiliki oleh penge- lola kearsipan dan semua pihak yang berkepentingan terhadap arsip, terlebih lagi bagi para pengambil kebijakan.
D. Daftar Pustaka
ANRI, "Sistem Kearsipan Zaman Hindia Belanda", Jakarta: Pusat Penelitian dan Pengembangan ANRI, 1991.
Ricks, Betty R., et al., Information and Image Management: A Records Systems Approach, Cincinnati, Ohio: South-Western Publishing Co., 1992.
Schellenberg, T.R., Modern Records : Principles Techniques, Melbourne: F.W. Chesire, 1956.
Wallace, Patricia E, Jo Ann Lee and Dexter R Schubert, Records Management: Integrated Information Systems, Englewood Cliffs: Prentice-Hall, 1992.
UU No. 7/1971 tentang Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan
UU No. 22/1999 tentang Pemerintah Daerah
Sumber : http://arsip.ugm.ac.id/
PENGGANDAAN
MENGGANDAKAN DOKUMEN
Pengantar
Perusahaan apapun bentuknya, baik itu perusahaan besar atau kecil, baik itu lembaga pemerintah maupun swasta, tidak lepas dari suatu kegiatan yang disebut dengan kegiatan penggandaan. Terbukti kegiatan penggandaan dokumen, mampu memperlancar kegiatan suatu kantor, serta mempermudah penyampaian informasi, misalnya : Materi rapat dapat dicetak sebanyak peserta rapat. Untuk lebih jelasnya tentang kegiatan penggandaan, pelajarilah kompetensi berikut ini.
Pengertian Penggandaan
Mesin Pengganda
Sebelum mengoperasikan alat pengganda, terlebih dahulu anda mengetahui arti kata penggandaan. Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia Balai Pustaka, ditulis arti kata penggandaan, yakni : proses, cara, perbuatan menggandakan. Jadi kata menggandakan dapat diartikan, usaha memperbanyak atau melipatkan beberapa kali dokumen. Dapat diartikan pula penggandaan dokumen, berarti suatu perbuatan menggandakan atau memperbanyak dokumen sesuai kebutuhan dengan menggunakan alat pengganda. Adapun pekerjaan yang dapat digandakan atau diperbanyak, antara lain : memperbanyak naskah atau dokumen sebagai bahan suatu pekerjaan, misalnya : memperbanyak undangan, memperbanyak bahan materi rapat dan sebagainya
Fungsi Penggandaan
Setiap organisasi yang besar atau kecil dengan tujuan yang berbeda-beda, tentu di dalamnya terdapat bagian yang melaksanakan tugas pokok dan bagian-bagian lain yang melaksanakan tugas penunjang.
Salah satu yang melaksanakan tugas penunjang adalah bagian penggandaan. Adapun fungsi bagian penggandaan bagi suatu kantor, antara lain :
1. Memberikan pelayanan memperbanyak dokumen, untuk pimpinan demi kelancaran tugas rutin
2. Memberikan pelayanan memperbanyak dokumen, untuk bagian-bagian lainnya
3. Memberikan pelayanan memperbesar atau memperkecil tulisan atau gambar, dari dokumen, sesuai keinginan pimpinan
4. Bertanggung jawab atas pekerjaan yang telah dipercayakan pimpinan kepadanya
5. Memberikan pelayanan informasi secara optimal dalam rangka efektivitas penyelesaian pekerjaan kantor.
Macam-Macam Alat Pengganda
Maraknya teknologi digital memberi pengaruh besar terhadap kecepatan pekerjaan bagi suatu kantor, terutama pekerjaan kantor yang berhubungan dengan penggandaan dokumen, misalnya alat pengganda yang mampu mengirim tetapi dapat juga menerima, sekaligus mengkopi langsung semua dokumen yang dikirim.
Mesin pengganda banyak macamnya, antara lain :
1. Mesin foto copy biasa, yakni : suatu alat untuk menyalin kembali dokumen atau ilustrasi dengan menggunakan cahaya, panas, bahan kimia, atau muatan listrik statis.
2. Mesin rissograph, yakni : mesin pembuat copy untuk jumlah yang besar dengan menggunakan master copy, dapat memperbesar dan memperkecil, serta dapat merubah warna sesuai keinginan.
3. Mesin stensil, yakni : suatu alat pengganda dokumen dengan menggunakan sheet stensil untuk digunakan membuat master copy, dan untuk menutup bagian sheet stensil yang salah ditutup dengan koreksi lak.
Untuk membuat master copy dapat menggunakan mesin ketik ( dengan cara memindahkan tulisan dengan mengetik di atas sheet stencil ), menggunakan printer ( mencetak di atas sheet stncyl tanpa menggunakan tinta ), atau pena stylus ( dengan menulis di atas sheet stencyl ).
Hasil yang diperoleh terdapat lubang – lubang sablon huruf , karakter, gambar yang akan digunakan untuk lewat tinta ketika pada proses penggandaan pada mesin stensil.
alat Pengganda
Dalam materi ini, anda akan mempelajari satu macam alat pengganda, yakni mesin foto copy, dan anda perlu mengetahui terlebih dahulu sejarah foto copy. Pada tahun 1939 seorang ahli fisika Amerika Serikat bernama Chester F. Carison, menemukan proses duplikasi naskah dengan menggunakan energi listrik statis
Proses ini diberi nama xerography yang berarti tulisan kering, dari bahasa Yunani, lalu mesin ini diberi nama xerox. Ada beberapa jenis ukuran alat foto copy antara lain :
1. Mesin foto copy kecil (Portable), dengan ciri-cirinya antara lain : mudah dijinjing, kecepatan menyalin 5-10 lembar per menit, dengan ukuran kertas A4 (210 x 297 mm)
2. Mesin foto copy sedang (standar), dengan ciri – ciri berat mesin ± 70 kg kecepatan menyalin 15-25 lembar per menit, dengan ukuran kertas A3 (297x420 mm) dan B4 (257x364 mm)
3. Mesin foto copy besar, berat mesin di atas 70 kg kecepatan menyalin minimal 3 lembar per menit, dapat memperbesar dan memperkecil, menggandakan pada kertas berwarna, serta dilengkapi dengan alat sortir papan dokumen otomatis.
Mesin Foto Copy
Proses foto copy dimulai pada saat dokumen asli yang akan diduplikasikan diletakkan pada permukaan kaca. Kemudian dokumen tersebut disinari dengan cahaya yang berjalan. Bagian kertas putih akan memantulkan cahaya lebih banyak daripada bagian yang berwarna, untuk lebih jelas pelajarilah terlebih dahulu bagian-bagian dari mesin foto copy, sebagai berikut :
1. Tutup asli (original cover, original holder, platen cover). Berfungsi untuk menutup atau memegang lembaran asli yang akan dicopy
2. Kaca tempat asli (original glass). Berfungsi untuk meletakkan lembar asli, pada bagian tepi kanan terdapat skala yang perbangkal pada titik tengah. Skala ini berfungsi untuk mengatur lembaran asli agar tepat pada posisi tengah
3. Papan tempat asli (original tray, original support). Berfungsi untuk meletakkan lembar asli yang belum dicopy atau yang sudah dicopy.
4. Tombol on–off (on-off switch, power switch). Berfungsi untuk menghidupkan dan mematikan mesin.
5. Papan hasil penggandaan (copy tray). Berfungsi sebagai tempat penampung hasil penggandaan
6. Kerangka mesin. Pada mesin tertentu di bagian samping terdapat tutup mesin yang mudah dibuka untuk mengganti tinta, memperbaiki kertas yang menggulung roll dan service mesin
7. Papan kertas untuk operasi manual (by pass feed table, manual feed table, by pass base). Berfungsi untuk operasi manual atau memasukkan kertas copy satu per satu
8. Baki kertas kaset (cassette). Papan kertas untuk mendapatkan penggandaan (salinan). Tiap baki memuat 250-500 lembar kertas dengan ukuran sendiri-sendiri, seperti : A4, A3, B4 dan B5
Mesin Foto Copy Besar
Mesin foto copy besar dilengkapi juga beberapa bagian lagi, yakni :
1. Lembar kertas. Untuk menempatkan persediaan kertas copy
2. Papan dokumen otomatis. Untuk memasukkan dokumen/lembar asli secara otomatis, sangat bermanfaat untuk menggandakan lembar asli yang banyak
3. Papan penyortir (sorter). Untuk memisah-misahkan hasil penggandaan yang terdiri dari lembaran asli yang banyak dengan salinan yang banyak pula. Sorter ini terdiri atas 10 rak dan 20 rak
4. Papan kertas besar (large capacity). Untuk meletakkan kertas dalam jumlah banyak, dapat menampung sampai 1.000 lembar kertas dengan ukuran A4 dan B4
Pengoperasian Mesin Foto Copy
Hidupkan mesin dengan menekan tombol ON
1. Letakkan kertas pada kaca tempat foto copy dengan bagian tepi atas menempel pada garis skala pada posisi yang tepat di tengah
2. Dengan menekan tombol pengatur hasil copy.
3. Tekan tombol jumlah hasil penggandaan yang dikehendaki
4. Tekan tombol cetak (start)
5. Jika sudah selesai tekan tombol OFF
MENGETIK MANUAL
PRAKTEK MENGETIK MANUAL
Mesin ketik ditemukan oleh Hendry pada tahun 1714, mesin ketik masih tetap
dipergunakan dalam hal melaksanakan tugas-tugas kantor. Hal ini sesuai
dengan yang dikemukakan oleh seorang tokoh admistasi G.R.Terry, menyatakan
bahwa dari sekian banyak pekerjaan kantor, frekuensi pekerjaan mengetik
mencapai 24.6% dari seluruh tugas kantor yang ada.
Jenis-jenis mesin ketik
Jenis dan bentuk mesin ketik yang beredar didunia perkantoran sangat
bervariasi dilihat dari segi kualitas, merek, dan model. Dilihat dari
mereknya mesin ketik ada beberapa jenis antara lain: Olimpia, Royal, Adler,
brother, continental, IBM, dan lain sebagainya. Dan ada juga yang diambil
dari nama penemu mesin ketik atau juga dari nama pabrik.
Jenis-jenis mesin ketik dapat digolongkan menjadi:
A. Besar kecilnya ukuran mesin.
1. Mesin ketik portable
Mesin jenis ini ukurannya kecil dan ringan hingga dapat dibawa
kemana-mana dan dilengkapi satu buah tutup yang menyerupai tas atau koper
kecil.
2. Mesin ketik semi standar
Mesin ketik semi standart dinamakan juga dengan mesin ukuran sedang dan
lebih lengkap komponennya dari mesin ketik portable.
3. Mesin ketik standar
Ukuran mesin ketik yang paling besar dan berat hingga sulit memindahkannya.
Dan perlengkapannya lebih sempurna dari mesin ketik ukuran portable dan semi
standar.
B. Berdasarkan ukuran huruf.
1. Mesin ketik huruf Pica(Pica type).
Huruf Pica adalah jenis huruf ukuran besar, setiap satu inci ketikan
menempati sepuluh hentakkan. Ini biasanya digunakan karya ilmiah.
2. Mesin ketik huruf Elite(elite type)
Ukuran huruf ini lebih kecil dari huruf pica. Setiap satu inci ketikan
memuat 12 hentakan.
C. Berdasarkan tenaga pengerak
1. Mesin ketik manual(Manual type writer)
Mesin ketik ini sering disebut dengan mesin ketik tangan yang digerakkan
oleh tangan manusia, mulai dari menghentak tuts, mengeserkan gandaran dan
lain sebagainya.
2. Mesin ketik listrik (electric type writer)
Mesin ketik ini digerakan oleh tenaga listrik. Manusia berperan sebagai
pengendali pengoprasian.
Bagian gandaran mesin ketik
Bagian gandaran adalah suatu bagian mesin ketik yang dapat disorong kekiri
dengan mengunakan kait dan saat mengetik bagian ini bergerak satu-satu spasi
kekanan. Pada bagian gandaran terdapat beberapa peralatan, antara lain:
1. Rol(cylinder)
Bentuknya bulat dan panjang seperti silinder, terdapat disepanjang gandaran
didepan papan kertas.
2. Penuntun kertas (paper guide)
Terbuat dari logam putih mengkilat yang posisisnya dapat digeser-geser. Alat
ini terdapat disebelah kiri papan kertas mesin ketik standar.
3. Skala penuntun kertas(paper guide scale)
Skala ini terdapat pada papan kertas mesin ketik ukuran standar gunanya
untuk menentukan posisi kertas.
4. Tombol penggulung(platen knop)
Tombol ini terdapat diujung kiri dan kanan rol, dan bentuknya bulat serta
pinggirnya bergerigi.
5. Pembebas gandaran(Carriage release lever)
Terdapat disebelah kiri dan kanan gandaran, alat ini bila ditekan atau
ditarik maka gandaran akan lepas denga mudah.
6. Papan kertas(paper rest/paper table)
Posisi alat initerdapat disepanjang gandaran bagian depan silinder dan
digunakan sebagai tempat memasukkan kertas dalam gandaran
7. Pemegang kertas(paper holder bail)
Bentuknya berupa dua buah silinder kecil pada mistar kertas yang berfungsi
sebagai alat pemegang dan merapatkan kertas pada silinder.
8. Kait(carriage return)
Berupa tangkai yang terbuat dari logam putih terdapat disebelah kiri
gandaran dan digunakan untuk mendorong gandaran dari kiri ke kanan sekaligus
membentu garis baru.
9. Pengatur jarak baris(line space regulator)
Alat ini terdapat di kiri dekat kait. Gunanya menentukan jarak baris ketikan
dengan baris berikutnya pada angka tertentu.
10. Mistar kertas(paper bail)
Terdapat disepanjang rol dan memiliki skala berfungsi untuk menekan kertas
dengan baik pada rol sekaligus mengukur lebar kertas.
11. Pembebas rol(platn release)
Terdapat di sebelah kiri gandaran, bentuknya hamper sama dengan pembebas
kertas dan digunakan untuk membebaskan rol dari tekanan gerigi jarak baris,
sehingga rol dapat diputar dengan bebas.
12. Pembebas jarak baris (variable line space)
Terdapat pada tombol penggulung sebelah kanan dan adakalanya disebelah kiri
bagian atas gandaran. Cara menggunakan alat ini ada yang tertarik keluar dan
ada pula yang ditekan.
13. Penekan segi (pasak pinggir, margin stop)
Terdiri dari 2 buah, terdapat dibelakang papan kertas sebelah kiri dan kanan
berfungsi sebagai batas pengetikan sebelah kiri dan kanan.
14. Papan penghapus (erase table)
Terdapat diatas sepanjang silinder yang fungsinya sebagai landasan pada saat
menghapus tanpa harus melepas kertas.
15. Pembebas tabulator total (tabulator clearing lever)
Dengan menarik alat ini kebawah, pasak tabulator terhapus secara
keseluruhan. Terdapat disebelah kiri dan kanan bawah gandaran dan biasanya
terdapat pula mesin ketik standar.
16. Penopang kertas (paper support)
Gunanya untuk menopang kertas yang sedang diketik agar tidak menyentuk meja.
Terbuat dari mika atau baja dan letaknya ditengah bagian belakang gandaran,
dan ada pula di papan kertas.
17. Petunjuk panjang kertas ( paper light indicator)
Gunanya untuk menunjukkan batas akhir ketikan agar tidak terlampau kebawah.
Komponen pada bagian kerangka
Kerangka ini meliputi bagian bawah gandaran sampai ke depan papan tuts.
Umumnya mempunyai tutup bila dibuka akan kelihatan didalamnya 2 buah spul
gulaungan pita. Terdapat beberapa jenis antara lain :
a) Penuntun Titik Pengetikan (type guide)
b) Pemegang label atau kartu(card and label holder)
c) Pemegang pita mesin(ribbon holder)
d) Pengembali putaran pita(ribbon feed release)
e) Pengatur pemakaian pita(ribbon indicator and stencil lever)
f) Pengatur hentakkan(toch adjuster)
g) Penuntun baris(aligment guide)
h) Lonceng(bel)
Bagian tuts mesin
Kelompok ini terdiri dari 4 baris secara horizontal yang meliputi tuts
huruf, angka, tanda baca, dan tanda-tanda lain.
Nama-nama mesin ketik manual:
1. Tuts (key)
2. Tuts pemundur (back space)
3. Tuts pembebas margin (margin release)
4. Tuts pengubah (shift key)
5. Kunci pengubah (shift lock)
6. Bilah spasi (space bar)
7. Tuts atau bilah tabulator (tabulator key/tabulator bar)
8. Tuts pemasang tabulator (tabulator stop set key)
9. Tuts pembersih pasak tabulator (tabulator stop clear key)
Mesin ketik ditemukan oleh Hendry pada tahun 1714, mesin ketik masih tetap
dipergunakan dalam hal melaksanakan tugas-tugas kantor. Hal ini sesuai
dengan yang dikemukakan oleh seorang tokoh admistasi G.R.Terry, menyatakan
bahwa dari sekian banyak pekerjaan kantor, frekuensi pekerjaan mengetik
mencapai 24.6% dari seluruh tugas kantor yang ada.
Jenis-jenis mesin ketik
Jenis dan bentuk mesin ketik yang beredar didunia perkantoran sangat
bervariasi dilihat dari segi kualitas, merek, dan model. Dilihat dari
mereknya mesin ketik ada beberapa jenis antara lain: Olimpia, Royal, Adler,
brother, continental, IBM, dan lain sebagainya. Dan ada juga yang diambil
dari nama penemu mesin ketik atau juga dari nama pabrik.
Jenis-jenis mesin ketik dapat digolongkan menjadi:
A. Besar kecilnya ukuran mesin.
1. Mesin ketik portable
Mesin jenis ini ukurannya kecil dan ringan hingga dapat dibawa
kemana-mana dan dilengkapi satu buah tutup yang menyerupai tas atau koper
kecil.
2. Mesin ketik semi standar
Mesin ketik semi standart dinamakan juga dengan mesin ukuran sedang dan
lebih lengkap komponennya dari mesin ketik portable.
3. Mesin ketik standar
Ukuran mesin ketik yang paling besar dan berat hingga sulit memindahkannya.
Dan perlengkapannya lebih sempurna dari mesin ketik ukuran portable dan semi
standar.
B. Berdasarkan ukuran huruf.
1. Mesin ketik huruf Pica(Pica type).
Huruf Pica adalah jenis huruf ukuran besar, setiap satu inci ketikan
menempati sepuluh hentakkan. Ini biasanya digunakan karya ilmiah.
2. Mesin ketik huruf Elite(elite type)
Ukuran huruf ini lebih kecil dari huruf pica. Setiap satu inci ketikan
memuat 12 hentakan.
C. Berdasarkan tenaga pengerak
1. Mesin ketik manual(Manual type writer)
Mesin ketik ini sering disebut dengan mesin ketik tangan yang digerakkan
oleh tangan manusia, mulai dari menghentak tuts, mengeserkan gandaran dan
lain sebagainya.
2. Mesin ketik listrik (electric type writer)
Mesin ketik ini digerakan oleh tenaga listrik. Manusia berperan sebagai
pengendali pengoprasian.
Bagian gandaran mesin ketik
Bagian gandaran adalah suatu bagian mesin ketik yang dapat disorong kekiri
dengan mengunakan kait dan saat mengetik bagian ini bergerak satu-satu spasi
kekanan. Pada bagian gandaran terdapat beberapa peralatan, antara lain:
1. Rol(cylinder)
Bentuknya bulat dan panjang seperti silinder, terdapat disepanjang gandaran
didepan papan kertas.
2. Penuntun kertas (paper guide)
Terbuat dari logam putih mengkilat yang posisisnya dapat digeser-geser. Alat
ini terdapat disebelah kiri papan kertas mesin ketik standar.
3. Skala penuntun kertas(paper guide scale)
Skala ini terdapat pada papan kertas mesin ketik ukuran standar gunanya
untuk menentukan posisi kertas.
4. Tombol penggulung(platen knop)
Tombol ini terdapat diujung kiri dan kanan rol, dan bentuknya bulat serta
pinggirnya bergerigi.
5. Pembebas gandaran(Carriage release lever)
Terdapat disebelah kiri dan kanan gandaran, alat ini bila ditekan atau
ditarik maka gandaran akan lepas denga mudah.
6. Papan kertas(paper rest/paper table)
Posisi alat initerdapat disepanjang gandaran bagian depan silinder dan
digunakan sebagai tempat memasukkan kertas dalam gandaran
7. Pemegang kertas(paper holder bail)
Bentuknya berupa dua buah silinder kecil pada mistar kertas yang berfungsi
sebagai alat pemegang dan merapatkan kertas pada silinder.
8. Kait(carriage return)
Berupa tangkai yang terbuat dari logam putih terdapat disebelah kiri
gandaran dan digunakan untuk mendorong gandaran dari kiri ke kanan sekaligus
membentu garis baru.
9. Pengatur jarak baris(line space regulator)
Alat ini terdapat di kiri dekat kait. Gunanya menentukan jarak baris ketikan
dengan baris berikutnya pada angka tertentu.
10. Mistar kertas(paper bail)
Terdapat disepanjang rol dan memiliki skala berfungsi untuk menekan kertas
dengan baik pada rol sekaligus mengukur lebar kertas.
11. Pembebas rol(platn release)
Terdapat di sebelah kiri gandaran, bentuknya hamper sama dengan pembebas
kertas dan digunakan untuk membebaskan rol dari tekanan gerigi jarak baris,
sehingga rol dapat diputar dengan bebas.
12. Pembebas jarak baris (variable line space)
Terdapat pada tombol penggulung sebelah kanan dan adakalanya disebelah kiri
bagian atas gandaran. Cara menggunakan alat ini ada yang tertarik keluar dan
ada pula yang ditekan.
13. Penekan segi (pasak pinggir, margin stop)
Terdiri dari 2 buah, terdapat dibelakang papan kertas sebelah kiri dan kanan
berfungsi sebagai batas pengetikan sebelah kiri dan kanan.
14. Papan penghapus (erase table)
Terdapat diatas sepanjang silinder yang fungsinya sebagai landasan pada saat
menghapus tanpa harus melepas kertas.
15. Pembebas tabulator total (tabulator clearing lever)
Dengan menarik alat ini kebawah, pasak tabulator terhapus secara
keseluruhan. Terdapat disebelah kiri dan kanan bawah gandaran dan biasanya
terdapat pula mesin ketik standar.
16. Penopang kertas (paper support)
Gunanya untuk menopang kertas yang sedang diketik agar tidak menyentuk meja.
Terbuat dari mika atau baja dan letaknya ditengah bagian belakang gandaran,
dan ada pula di papan kertas.
17. Petunjuk panjang kertas ( paper light indicator)
Gunanya untuk menunjukkan batas akhir ketikan agar tidak terlampau kebawah.
Komponen pada bagian kerangka
Kerangka ini meliputi bagian bawah gandaran sampai ke depan papan tuts.
Umumnya mempunyai tutup bila dibuka akan kelihatan didalamnya 2 buah spul
gulaungan pita. Terdapat beberapa jenis antara lain :
a) Penuntun Titik Pengetikan (type guide)
b) Pemegang label atau kartu(card and label holder)
c) Pemegang pita mesin(ribbon holder)
d) Pengembali putaran pita(ribbon feed release)
e) Pengatur pemakaian pita(ribbon indicator and stencil lever)
f) Pengatur hentakkan(toch adjuster)
g) Penuntun baris(aligment guide)
h) Lonceng(bel)
Bagian tuts mesin
Kelompok ini terdiri dari 4 baris secara horizontal yang meliputi tuts
huruf, angka, tanda baca, dan tanda-tanda lain.
Nama-nama mesin ketik manual:
1. Tuts (key)
2. Tuts pemundur (back space)
3. Tuts pembebas margin (margin release)
4. Tuts pengubah (shift key)
5. Kunci pengubah (shift lock)
6. Bilah spasi (space bar)
7. Tuts atau bilah tabulator (tabulator key/tabulator bar)
8. Tuts pemasang tabulator (tabulator stop set key)
9. Tuts pembersih pasak tabulator (tabulator stop clear key)
SURAT MENYURAT
Surat adalah media komunikasi dalam bentuk tulisan
Surat adalah media komunikasi dalam bentuk tulisan
yang dilakukan oleh seseorang atau lembaga ke seseorang atau lembaga lainnya.
Surat yang baik memiliki ciri sbb:
1)Tidak mengandung makna ganda
2)Antara penerima dan pengirim memiliki maksud yang sama
3)Sederhana
4)Tepat menggunakan kata dalam pemakaiannya
5)Tulisannya tersusun rapi dan berurutan
Bahasa yang digunakan dalam surat,sebaiknya:
1.Mengutamakan sama derajat
2.Tegas
3.Mudah dimengerti oleh pembaca
4.Menggunakan bahasa yang sopan
5.Jelas antara penulisan dan makna
Adapun fungsi surat adalah sbb:
1.Sebagai media komunikasi
2.Sebagai bukti tertulis
3.Sebagai pedoman kerja dan bertindak
4.Sebagai wakil / duta organisasi
5.Sebagai dokumentasi
6.Sebagai alat pengingat
7.Sebagai bukti historis dan bukti keamanan
PENGGOLONGAN SURAT :
Berdasarkan Wujud Surat.
Kartu Pos(Terbuka).Pada umum nya berukuran 15x10 terbuat dari kertas karton.
Warkat Pos(Terbuka).Wujudnya berupa lipatan kertas,bagian isi lipatan yang tertutup dan bagian alamat pada lipatan yang terbuka,lebih ekonomis.
Memorandum/Memo.Digunakan oleh suatu kantor/instansi, biasanya dibuat oleh atasan utuk bawahannya.biasanya berisi,permintaan informasi, pemberian informasi, referensi, himbauan, peringatan, dan penugasan.
Surat bersampul.Merupakan surat tertutup, karena yang mengetahui hanya pengirim dan penerima ,isinya biasanya rahasia.
Berdasarkan isi surat:
Surat Undangan Surat Pengumuman Surat Berita acara
Surat Pengantar Surat Peringatan Surat Laporan
Surat Pemberitahuan Surat Permohonan Ijin Surat Rekomendasi
Surat Permohonan Bantuan Surat Perintah Surat Balasan
Surat Keterangan Surat Perjanjian Surat Telegram
Surat Tugas Surat Keputusan Surat Memo
Surat Edaran Surat Pengusulan Nota Dinas
Surat Pernyataan Surat Kuasa
Dalam kaitannya dengan urusan bisnis dikenal adanya,
Surat Bisnis
Surat Permintaan Barang
Surat Penawaran
Surat Pemesanan
Surat Penolakan Pesanan
Surat Pengiriman
Surat Perjanjian
Dalam kepentingannya dengan pribadi/keluarga dikenal adanya,
Surat Lamaran Kerja
Surat Ucapan Selamat
Surat Ucapan Terima Kasih
Surat Ucapan Permintaan Maaf
Surat Ucapan Belasungkawa
Surat Ucapan Persahabatan
Berdasakan Kepentingannya:
Surat Dinas.
Surat yang bersifat kedinasan baik dinas pemerintah maupun dinas
swasta,biasanya bersifat resmi dan menggunakan bahasa Indonesia baku.Surat yang baik memiliki ciri sbb:
1)Tidak mengandung makna ganda
2)Antara penerima dan pengirim memiliki maksud yang sama
3)Sederhana
4)Tepat menggunakan kata dalam pemakaiannya
5)Tulisannya tersusun rapi dan berurutan
Bahasa yang digunakan dalam surat,sebaiknya:
1.Mengutamakan sama derajat
2.Tegas
3.Mudah dimengerti oleh pembaca
4.Menggunakan bahasa yang sopan
5.Jelas antara penulisan dan makna
Adapun fungsi surat adalah sbb:
1.Sebagai media komunikasi
2.Sebagai bukti tertulis
3.Sebagai pedoman kerja dan bertindak
4.Sebagai wakil / duta organisasi
5.Sebagai dokumentasi
6.Sebagai alat pengingat
7.Sebagai bukti historis dan bukti keamanan
PENGGOLONGAN SURAT :
Berdasarkan Wujud Surat.
Kartu Pos(Terbuka).Pada umum nya berukuran 15x10 terbuat dari kertas karton.
Warkat Pos(Terbuka).Wujudnya berupa lipatan kertas,bagian isi lipatan yang tertutup dan bagian alamat pada lipatan yang terbuka,lebih ekonomis.
Memorandum/Memo.Digunakan oleh suatu kantor/instansi, biasanya dibuat oleh atasan utuk bawahannya.biasanya berisi,permintaan informasi, pemberian informasi, referensi, himbauan, peringatan, dan penugasan.
Surat bersampul.Merupakan surat tertutup, karena yang mengetahui hanya pengirim dan penerima ,isinya biasanya rahasia.
Berdasarkan isi surat:
Surat Undangan Surat Pengumuman Surat Berita acara
Surat Pengantar Surat Peringatan Surat Laporan
Surat Pemberitahuan Surat Permohonan Ijin Surat Rekomendasi
Surat Permohonan Bantuan Surat Perintah Surat Balasan
Surat Keterangan Surat Perjanjian Surat Telegram
Surat Tugas Surat Keputusan Surat Memo
Surat Edaran Surat Pengusulan Nota Dinas
Surat Pernyataan Surat Kuasa
Dalam kaitannya dengan urusan bisnis dikenal adanya,
Surat Bisnis
Surat Permintaan Barang
Surat Penawaran
Surat Pemesanan
Surat Penolakan Pesanan
Surat Pengiriman
Surat Perjanjian
Dalam kepentingannya dengan pribadi/keluarga dikenal adanya,
Surat Lamaran Kerja
Surat Ucapan Selamat
Surat Ucapan Terima Kasih
Surat Ucapan Permintaan Maaf
Surat Ucapan Belasungkawa
Surat Ucapan Persahabatan
Berdasakan Kepentingannya:
Surat Dinas.
Surat Niaga atau Surat Bisnis.
Surat yang digunakan dalam dunia bisnis atau perniagaan,biasanya bersifat resmi namun tidak selalu menggunakan bahasa Indonesia baku (fleksibel)
Surat Pribadi.
Surat yang digunakan untuk keperluan pribadi atau keluarga,sifatnya tidak resmi baik struktur surat, bahasa surat maupun penyampaiannya.Namun ada beberapa surat pribadi yang bersifat resmi,misalnya Surat Lamaran Kerja.
Berdasarkan Jumlah Penerimanya.
Surat Biasa.
Surat yang dikirimkan oleh seseorang atau instansi kepada seseorang atau instansi lain.
Surat Edaran.
Surat yang dikirimkan untuk beberapaorang atau instansi, namum masih terbatas.
Pengumuman.
Surat yang ditujukan kepada khalayak ramai (beberapa orang atau instansi yang identitasnya tidak dapat ditunjukkan satu persatu.
Berdasarkan Keamanan Isinya.
Surat Biasa.
Surat yang apabila dibaca oleh pihak lain tidak akan merugikan penerima atau pengirimnya,Misalnya: Surat Undangan dan Surat Edaran.
Surat Rahasia.
Surat yang isinya hanya boleh diketahui oleh pihak yang dituju,tidak boleh diketahui oleh pihak lain.Dan biasannya ditandai oleh kata”RAHASIA”atau disingkat”RHS”.
Surat Sangat Rahasia
Biasanya Surat ini berhubungan dengn keamanan Negara,Biasanya ditandai oleh kata.”Sangat Rahasia” atau disingkat “SRHS”.
Berdasarkan Cara Penyampaiannya.
Surat Biasa
Surat seperti ini biasanya tidak memerlukan jawaban atau tanggapan dengan segera.Namun meskipun begitu,setiap surat harus ditanggapi dengan segera.
Surat Segera.
Surat yang harus segera ditanggapi oleh penerimanya.
Surat Sangat Segera.
Surat yang harus sesegera mungkin harus diketahui dan ditanggapi oleh penerimanya baik pengiriman maupun penyelesaiannya harus sesegera dilakukan,tidak boleh ditunda–tunda.
Mengatur Perjalanan Dinas atau Bisnis Pimpinan dan Kolega
A. Mengatur Perjalanan Dinas Atau Bisnis Pimpinan
Untuk meningkatkan hubungan serta mengembangkan naskah atau perluasan produktivitas. Maka seorang pimpinan atau pejabat sering melakukan perjalanan dinas diluar kota bahkan pula keluar negeri.
Dalam hal ini pimpinan membutuhkan seorang sekretaris untuk mengatur segala sesuatu yang berkaitan dengan perjalanannya.
Persiapan perjalanan dinas yang matang diharapkan akan lebih banyak memberi manfaat dalam rangka pengembangan aktivitas instansi atau perusahaan.
Tugas sekretaris dalam menangani perjalanan bisnis antara lain :
1. Mengetahui maksud tujuan perjalanan dinas.
2. Mengatur jadwal perjalanan dan pertemuan.
3. Mengatur tanggal keberangkatan.
4. Mengurus akomodasi (transpotasi dan penginapan).
5. Mempersiapkan dokumen (surat – surat) yang diperlukan.
6. Mempersiapkan keperluan keuangan.
Perencanaan yang baik serta perhatian sekretaris, sepenuhnya sangat mempengaruhi keberhasilan perjalanan pimpinan. Berikan kepada pimpinan Anda rencana perjalanan yang terperinci dan lengkap dengan daftar acara pertemuan.
Maksud dan tujuan perjalanan dinas harus jelas, sehingga dapat ditetapkan suatu rencana yang baik dalam rangka mencapai tujuan perjalanan dinas.
B. Persiapan
Pertama–tama yang harus dilakukan sekretaris dalam mempersiapkan perjalanan dinas pimpinannya hendaklah mempersiapkan antara lain :
1. Surat tugas atau surat perintah dari pejabat yang berwenang agar sekretaris mengetahui pimpinan atau karyawan akan mengadakan perjalanan dinas, tujuannya dan persiapan apa yang perlu diperlukan.
2. Paspor
Paspor adalah dokumen perjalanan yang diberikan kepada seorang warga negara yang diberi izin untuk meninggalkan negara dan untuk pergi kenegara – negara tertentu. Paspor merupakan persyaratan pokok bila akan berpergian keluar negeri sebab merupakan tanda pengenal yang harus ditinjukkan dan distempael diperbatasan suatu negara atau dibandara paspor dibuat dikantor imigrasi.
Syarat - syarat membuat laporan adalah :
1. Akte Kelahiran
2. Karu Keluarga
3. KTP ( Keterangan warga negara).
3. Visa.
Visa adalah tanda izin yang dicap pada lembaran – lembaran paspor untuk mengunjungi suatu negara dalam waktu tertentu. Visa dapat diperoleh dari konsulat atau kedutaan negara yang bersangkutan.
Dalam hal ini pimpinan membutuhkan seorang sekretaris untuk mengatur segala sesuatu yang berkaitan dengan perjalanannya.
Persiapan perjalanan dinas yang matang diharapkan akan lebih banyak memberi manfaat dalam rangka pengembangan aktivitas instansi atau perusahaan.
Tugas sekretaris dalam menangani perjalanan bisnis antara lain :
1. Mengetahui maksud tujuan perjalanan dinas.
2. Mengatur jadwal perjalanan dan pertemuan.
3. Mengatur tanggal keberangkatan.
4. Mengurus akomodasi (transpotasi dan penginapan).
5. Mempersiapkan dokumen (surat – surat) yang diperlukan.
6. Mempersiapkan keperluan keuangan.
Perencanaan yang baik serta perhatian sekretaris, sepenuhnya sangat mempengaruhi keberhasilan perjalanan pimpinan. Berikan kepada pimpinan Anda rencana perjalanan yang terperinci dan lengkap dengan daftar acara pertemuan.
Maksud dan tujuan perjalanan dinas harus jelas, sehingga dapat ditetapkan suatu rencana yang baik dalam rangka mencapai tujuan perjalanan dinas.
B. Persiapan
Pertama–tama yang harus dilakukan sekretaris dalam mempersiapkan perjalanan dinas pimpinannya hendaklah mempersiapkan antara lain :
1. Surat tugas atau surat perintah dari pejabat yang berwenang agar sekretaris mengetahui pimpinan atau karyawan akan mengadakan perjalanan dinas, tujuannya dan persiapan apa yang perlu diperlukan.
2. Paspor
Paspor adalah dokumen perjalanan yang diberikan kepada seorang warga negara yang diberi izin untuk meninggalkan negara dan untuk pergi kenegara – negara tertentu. Paspor merupakan persyaratan pokok bila akan berpergian keluar negeri sebab merupakan tanda pengenal yang harus ditinjukkan dan distempael diperbatasan suatu negara atau dibandara paspor dibuat dikantor imigrasi.
Syarat - syarat membuat laporan adalah :
1. Akte Kelahiran
2. Karu Keluarga
3. KTP ( Keterangan warga negara).
3. Visa.
Visa adalah tanda izin yang dicap pada lembaran – lembaran paspor untuk mengunjungi suatu negara dalam waktu tertentu. Visa dapat diperoleh dari konsulat atau kedutaan negara yang bersangkutan.
4. Yellow Card ( Kartu Kesehatan )
Yellow Card adalah kartu kesehatan yang dikeluarkan oleh dinas kesehatan pemerintah untuk diberikan kepada warga negara yang akan keluar negeri.
5. Keuangan
persiapan keperluan keuangan pimpinan selama dalam perjalanan sesuai dengan mata uang negara yang akan dikunjungi harus dipersiapkan. Juga harus disipakan pembayaran fiskal (pajak) untuk mereka yang berkunjung ke luar negeri.
6. Siapkan semua
Kebutuhan pimpinan dan disatukan dalam satu tempat. Dan buat check list atas barang dokumen yang harus dibawa agar tidak ada yang tertinggal.
C. Laporan Sekembalinya Pimpinan dari Perjalanan Dinas
Sekretaris membuat laporan pertanggungjawaban atas biaya–biaya yang dikeluartkan oleh perusahaan yang telah dikeluarkan pimpinan selama perjalanan. Semua biaya–biaya yang sudah dikeluarkan dihitung, apabila ada biaya – biaya kelebihan harus dikembalikan dan bila kekurangan maka perusahaan membayar kekurangannya.
Yellow Card adalah kartu kesehatan yang dikeluarkan oleh dinas kesehatan pemerintah untuk diberikan kepada warga negara yang akan keluar negeri.
5. Keuangan
persiapan keperluan keuangan pimpinan selama dalam perjalanan sesuai dengan mata uang negara yang akan dikunjungi harus dipersiapkan. Juga harus disipakan pembayaran fiskal (pajak) untuk mereka yang berkunjung ke luar negeri.
6. Siapkan semua
Kebutuhan pimpinan dan disatukan dalam satu tempat. Dan buat check list atas barang dokumen yang harus dibawa agar tidak ada yang tertinggal.
C. Laporan Sekembalinya Pimpinan dari Perjalanan Dinas
Sekretaris membuat laporan pertanggungjawaban atas biaya–biaya yang dikeluartkan oleh perusahaan yang telah dikeluarkan pimpinan selama perjalanan. Semua biaya–biaya yang sudah dikeluarkan dihitung, apabila ada biaya – biaya kelebihan harus dikembalikan dan bila kekurangan maka perusahaan membayar kekurangannya.
Langganan:
Postingan (Atom)